Vous souhaitez contester un compte d’honoraires d’un membre de l’Ordre des chimistes du Québec qui vous a fourni des services ? Toute l’information utile se trouve ici.
Si vous souhaitez contester le compte d’un chimiste qui vous a fourni des services, vous pouvez recourir au service de conciliation de l’Ordre des chimistes du Québec (Ordre). Si, à l’issue du processus, vous ne parvenez pas à une entente relative aux honoraires, vous avez l’option de recourir à l’arbitrage.
La conciliation est un moyen de régler un conflit à l’amiable. Dans le contexte d’une contestation du compte d’honoraires d’un chimiste, il s’agit d’un service offert par l’Ordre qui vise à aider le chimiste et son client à trouver une solution et, éventuellement, à s’entendre sur le montant à payer pour les services rendus par le chimiste.
Dans le cadre du processus de conciliation, le conciliateur ne prend pas de décision. Il agit plutôt en tant qu’intermédiaire pour faciliter le règlement à l’amiable du différend entre le chimiste et son client.
Ce service est offert gratuitement.
Si vous souhaitez demander une conciliation, plusieurs conditions doivent être remplies :
Si vous avez déjà payé le montant visé par le compte, en tout ou en partie, la demande de conciliation doit être faite dans les 45 jours de la date de la réception de ce compte. Dans le cas où le paiement du compte a été prélevé ou retenu par le chimiste sur un montant qu’il détient ou qu’il reçoit pour vous ou à votre nom, le délai de 45 jours commence à courir à compter du moment où vous avez eu connaissance de ce prélèvement ou cette retenue ;
Si vous n’avez pas payé le montant visé par le compte, vous pouvez faire une demande de conciliation tant que le chimiste n’a pas fait de demande en justice pour recouvrer le compte. Sachez toutefois que le chimiste peut faire une telle demande dès l’expiration d’un délai de 45 jours qui suivent la date à laquelle vous avez reçu le compte ;
Lorsque le syndic reçoit votre demande, il a 3 jours pour prévenir le chimiste concerné. S’Il ne réussit pas à le joindre personnellement dans ce délai, il doit prévenir son étude. Il vous transmet au même moment une copie du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre des chimistes du Québec (RLRQ, c. C-15, r. 13).
À compter du moment où le syndic reçoit votre demande, le chimiste concerné ne peut pas faire une demande en justice pour recouvrer le compte, tant que le différend peut être réglé par conciliation ou par arbitrage. Cela étant dit, le chimiste peut quand même demander des « mesures provisionnelles ». Ce sont des mesures que la loi permet à une partie de demander auprès d’un juge en attendant une décision finale, comme l’injonction ou encore la saisie avant jugement.
Selon votre situation, le syndic choisit la procédure qu’il juge appropriée pour la conciliation.
Si en cours de conciliation, vous réussissez à vous entendre avec le chimiste, l’entente est constatée par écrit, signée par vous et le chimiste, et déposée auprès du secrétaire de l’Ordre.
En revanche, si la conciliation ne conduit pas à une entente dans un délai de 45 jours à compter du moment où le syndic a reçu votre demande, il doit vous transmettre, ainsi qu’au chimiste concerné, un rapport qui porte notamment sur les éléments suivants :
Ce rapport est transmis par poste recommandée. Il est accompagné d’un modèle d’une demande d’arbitrage de compte ainsi qu’une explication de la procédure que vous devez suivre pour soumettre une demande d’arbitrage si vous le souhaitez.
L’arbitrage est un autre moyen de régler un conflit à l’amiable. Contrairement à la conciliation, l’arbitrage permet de trancher le conflit et ressemble davantage aux procédures devant un tribunal.
Si le montant contesté est de 1 500$ ou plus, le dossier est confié à au Conseil d’arbitrage composé de 3 membres de l’Ordre qui sont nommés par le Conseil d’administration. Ce dernier désigne un président et un secrétaire du Conseil d’arbitrage.
Si le montant contesté est de moins de 1 500$, le Conseil d’arbitrage est composé d’un seul membre de l’Ordre, également nommé par le Conseil d’administration.
Le Conseil d’arbitrage joue un rôle de décideur. Il peut décider d’ordonner le remboursement ou le paiement d’un montant, maintenir ou diminuer le compte contesté, et statuer sur le montant que vous avez reconnu devoir, le cas échéant.
Si vous avez des raisons de croire qu’un arbitre ne serait pas impartial à votre égard, vous pouvez faire une « demande de récusation ». Le chimiste peut également faire une telle demande.
La demande de récusation peut uniquement être faite pour l’un des motifs prévus par l’article 202 du Code de procédure civile. À titre d’exemple, vous pouvez demander la récusation d’un arbitre s’il est le conjoint du chimiste ou de son avocat. Pour plus de détails relatifs aux motifs acceptés pour faire une demande de récusation, nous vous invitons à consulter l’article 202 du Code de procédure civile.
Cette demande doit être communiquée par écrit au secrétaire de l’Ordre, au conseil d’arbitrage et au chimiste concerné ou à son avocat dans un délai de 10 jours à compter du moment où vous avez été informé de leur nomination par le secrétaire de l’Ordre, ou dans un délai de 10 jours à compter du moment où vous avez appris que vous aviez un motif pour demander une récusation.
Si vous souhaitez demander l’arbitrage, plusieurs conditions doivent être remplies :
Lorsque le secrétaire de l’Ordre reçoit votre demande, il a 3 jours pour prévenir le chimiste concerné. S’Il ne réussit pas à le joindre personnellement dans ce délai, il doit prévenir son étude.
Si le chimiste reconnait qu’il doit vous rembourser un montant, il doit le déposer auprès du secrétaire de l’Ordre, qui vous remettra ce montant par la suite. Dans ce cas-là, l’arbitrage se poursuit uniquement sur le montant qui est encore en litige.
Si, de votre côté, vous souhaitez retirer votre demande d’arbitrage, vous devez en faire la demande par écrit au secrétaire de l’Ordre.
Enfin, si après la demande d’arbitrage mais avant la formation du conseil d’arbitrage, vous réussissez à vous entendre avec le chimiste, l’entente est consignée par écrit, signée par vous et le chimiste, et déposée auprès du secrétaire de l’Ordre.
Lorsque le conseil d’arbitrage sera formé et que les arbitres auront prêté serment, le secrétaire va vous en informer par écrit, ainsi que le chimiste concerné.
Si, après la formation du conseil d’arbitrage, vous réussissez à vous entendre avec le chimiste, l’entente est consignée dans la sentence arbitrale, c’est-à-dire la décision du Conseil d’arbitrage.
Vous avez le droit de vous faire représenter ou assister par un avocat lors de l’audience. Le chimiste concerné a également ces droits.
Une fois que le secrétaire de l’Ordre connait la date, l’heure et le lieu de l’audience, il vous donne un avis écrit, ainsi qu’au chimiste et aux arbitres. Si vous ou le chimiste êtes représentés par des avocats, cet avis sera transmis à ces derniers. L’avis doit être envoyé au moins 10 jours avant l’audience.
Le conseil d’arbitrage doit, avec diligence, vous entendre et recevoir votre preuve. La même règle s’applique au chimiste concerné.
Si vous êtes absent et que votre avocat l’est aussi (dans l’hypothèse où vous êtes représenté), le conseil d’arbitrage constate votre défaut dans sa sentence. Là aussi, la même règle s’applique au chimiste concerné.
Les dépenses encourues par les parties pour la tenue de l’arbitage sont supportées par chacune d’elles.
Si vous souhaitez faire enregistrer les témoignages durant l’audience, vous devez en assumer le coût. Le chimiste devra lui aussi assumer le coût des témoignages qu’il souhaite faire enregistrer.
Si, en cours du processus, un arbitre décède ou n’est pas en mesure d’agir, les autres arbitres terminent l’affaire. Dans le cas où le conseil d’arbitrage est formé d’un seul arbitre, il sera remplacé par un nouvel arbitre et l’audience pourra être poursuivie.
Le conseil d’arbitrage doit rendre sa sentence dans les 60 jours de la fin de l’audience et à la majorité des membres. La sentence doit être motivée et signée par tous les membres. Si l’un d’eux refuse de signer ou ne peut pas signer, les autres doivent le mentionner dans la sentence, et celle-ci a le même effet que si elle avait été signée par tous.
Dans sa sentence, un conseil d’arbitrage peut maintenir ou diminuer le compte en litige, déterminer le remboursement ou le paiement auquel une partie peut avoir droit, et statuer sur le montant que vous avez reconnu devoir et que vous avez transmis avec votre demande d’arbitrage, le cas échéant.
Le conseil d’arbitrage peut également décider des frais de l’arbitrage, c’est-à-dire les dépenses encourues par l’Ordre pour la tenue de l’arbitrage. Toutefois, le montant total des débours ne peut excéder 10% du montant du compte contesté.
Le conseil d’arbitrage peut aussi, lorsque le compte en litige est maintenu en totalité ou en partie ou lorsqu’un remboursement est accordé, y ajouter l’intérêt et une indemnité calculée selon les articles 1618 et 1619 du Code civil du Québec, à compter de la demande de conciliation. Pour plus de détails relatifs à ces intérêt et indemnité, nous vous invitons à consulter les articles 1618 et 1619 du Code civil du Québec.
La sentence est déposée auprès du secrétaire de l’Ordre, qui dispose d’un délai de 10 jours à compter de ce dépôt pour la transmettre à chacune des parties ou à leurs avocats.
Lorsque la sentence est rendue, vous et le chimiste êtes obligés de la respecter. Si l’un de vous ne la respecte pas, l’autre partie peut faire une demande d’homologation de la sentence arbitrale auprès du tribunal selon les articles 645 à 647 du Code de procédure civile. Une fois que la sentence est homologuée par le tribunal, elle a la même force exécutoire qu’un jugement : cela signifie que vous ou le chimiste pouvez en forcer l’exécution.