Offre d’emploi – Adjoint(e) au registrariat et à l’inspection professionnelle

QUI SOMMES-NOUS ? 

L’Ordre des chimistes du Québec regroupe près de 3 000 chimistes, biochimistes et biochimistes cliniques œuvrant dans des domaines variés tels que la santé, l’environnement, le judiciaire, l’alimentaire et la recherche. Sa mission est de veiller à la protection du public québécois en encadrant rigoureusement l’exercice de la chimie, une discipline omniprésente dans la vie quotidienne. Fondé en 1926, l’Ordre est l’un des premiers à avoir été encadré par le Code des professions dès son adoption en 1973.

À la suite de l’adoption récente de la nouvelle Loi sur les chimistes, l’Ordre entre dans une phase de croissance et de transformation. Ce contexte porteur amènera à revoir certaines façons de faire et à entreprendre des changements structurels afin de renforcer sa capacité à protéger le public. C’est dans cette dynamique de développement et de renouvellement que l’Ordre est à la recherche d’une personne adjointe au registrariat et à l’inspection professionnelle. Il s’agit d’un poste permanent à temps complet.

LES AVANTAGES DE TRAVAILLER AVEC NOUS 

L’Ordre offre un environnement de travail convivial, rempli de défis motivants, dans une ambiance collaborative qui favorise l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle.

Travailler à l’Ordre, c’est faire partie d’une équipe dévouée qui, chaque jour, met son expertise au service de la protection du public. C’est également la possibilité d’évoluer dans une organisation à dimension humaine qui accorde une grande importance à la mobilisation et à l’engagement.

Travailler à l’Ordre, c’est aussi profiter de nombreux avantages sociaux concurrentiels tels que :

• Programme complet d’assurances collectives (individuel ou familial) : médicaments, soins dentaires, soins de santé, assurance-vie et invalidité;
• Régime de retraite avec cotisation de l’employeur (RRS);
• Conciliation travail-vie personnelle;
• Horaire flexible et horaire d’été;
• Possibilité de faire du télétravail selon la politique en vigueur;
• Dix (10) jours de congés mobiles personnels;
• Treize (13) jours fériés;
• Semaines de vacances selon la politique en vigueur;
• Promotion et rabais chez différents partenaires;
• Accès à des formations et à du perfectionnement professionnel. 

CONDITIONS D’EMPLOI

VOS RESPONSABILITÉS 

Vous assurez un soutien administratif et opérationnel transversal aux différentes activités d’encadrement de la profession. Occupant un rôle pivot au sein de l’équipe, vous contribuez notamment aux activités du Bureau du registraire en matière d’admission à la profession et de gestion du Tableau de l’Ordre, au suivi de la conformité des dossiers des membres ainsi qu’au soutien des activités d’inspection professionnelle. Vous êtes responsable de traiter, de produire, de vérifier et d’assurer le suivi de documents, de données et de renseignements essentiels aux opérations de l’Ordre, en veillant à leur exactitude, à leur conformité et à leur fiabilité. Vous assurez également la coordination et le suivi administratif des dossiers qui vous sont confiés, de manière à soutenir la fluidité des opérations et le bon fonctionnement des mécanismes de protection du public de l’Ordre.

Plus spécifiquement, vos principales responsabilités seront les suivantes :

Bureau du registraire

• Coordonner et traiter les demandes d’admission des candidats à l’exercice de la profession (ouverture des dossiers, vérification des documents, suivis administratifs);
• Accompagner les candidats dans les différentes étapes du processus d’accès à la profession;
• Veiller à la satisfaction et à l’amélioration des services rendus aux candidats à l’exercice de la profession;
• Traiter les demandes de modifications au Tableau de l’Ordre et effectuer les changements nécessaires relativement aux nouvelles inscriptions et réinscriptions, aux désinscriptions, aux radiations, aux changements de classe de cotisation et à la mise à jour du dossier des membres;
• Participer à la rédaction de procédures et mettre à jour celles déjà existantes;
• Assurer la vérification de conformité du dossier des membres et effectuer les suivis nécessaires;
• Préparer des lettres (incluant la fusion et le publipostage), des étiquettes ainsi que les listes de poste;
• Préparer des correspondances, rapports, tableaux de bord, statistiques et documents liés aux activités du Bureau du registraire;
• Effectuer la gestion documentaire et l’archivage selon les délais de conservation établis.

Inspection professionnelle

• Participer aux différentes étapes administratives du processus d’inspection professionnelle selon un échéancier préétabli par le Comité d’inspection professionnelle (CIP);
• Préparer les avis d’inspections professionnelles selon le modèle établi, procéder à l’envoi des confirmations de visites, lettres de rappel, lettres d’évaluation ou toute autre correspondance destinée aux différents intervenants;
• Assurer le suivi des inspections professionnelles, incluant les communications avec les membres concernant les correctifs demandés, les rapports de correction et les recommandations du CIP;
• Participer à l’organisation des réunions du CIP et effectuer les suivis administratifs en découlant;
• Effectuer, préparer ou coordonner la rédaction de tout rapports, correspondances, tableaux de bord, statistiques ou autres documents relatifs aux activités d’inspection professionnelle;
• Effectuer toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.

VOTRE PROFIL

• Excellent sens de l’organisation, grande autonomie, débrouillardise et assiduité;
• Excellente capacité à mener plusieurs dossiers simultanément, à établir les priorités et à gérer efficacement son temps;
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et pour les communications écrites et verbales avec une clientèle variée;
• Souci du détail et de la qualité du travail, grande rigueur, bon jugement et discernement;
• Orienté vers le service à la clientèle et la satisfaction client;
• Créativité, souplesse et flexibilité face au changement et aux imprévus;
• Intérêt marqué pour le travail d’équipe et la collaboration;
• Connaissance des ordres professionnels ou du milieu associatif : un atout;
• Expérience dans un organisme sans but lucratif d’envergure provincial : un atout;
• Expérience en service à la clientèle ou similaire : un atout.

 VOS QUALIFICATIONS

• Être disponible pour une présence hebdomadaire au bureau de l’Ordre, en fonction de la politique de télétravail en vigueur;
• Diplôme en bureautique, secrétariat, administration ou toute autre formation jugée pertinente au poste;
• Minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente dans un emploi similaire;
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite et une connaissance adéquate de la langue anglaise;
• Avoir une bonne connaissance de la suite Office 365 (Team, Word, Excel, Outlook);
• Bonnes compétences rédactionnelles.

POUR POSTULER

Les personnes intéressées peuvent soumettre leur dossier de candidature par courriel à l’attention de M. Patrick D. Paquette, directeur général et secrétaire de l’Ordre, d’ici le 16 octobre, 17 h, à l’adresse suivante : recrutement@ocq.qc.ca

• Le dossier de candidature doit contenir un curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation d’un maximum de deux (2) pages.
• La personne doit démontrer concrètement qu’elle possède le profil et les qualifications requises pour le poste.

Nous vous remercions pour le dépôt de votre candidature et vous assurons un traitement confidentiel des dossiers. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.